Phiên họp diễn ra dưới sự chứng minh của TLHT Thích Thiện Nhơn – Phó Pháp chủ, Chủ tịch Hội đồng Trị sự GHPGVN. Đồng thời, buổi họp có sự tham dự của TLHT Thích Thanh Nhiễu – Ủy viên Thường trực Hội đồng Chứng minh, Phó Chủ tịch Thường trực HĐTS, cùng chư tôn đức Phó Chủ tịch HĐTS: TT Thích Đức Thiện (kiêm Tổng Thư ký), HT Thích Thiện Thống, HT Thích Huệ Thông. Ngoài ra, còn có sự hiện diện của chư tôn đức lãnh đạo Văn phòng 1, Văn phòng 2 Trung ương, đại diện các Ban, ngành Trung ương, cùng Hội đồng Điều hành Học viện Phật giáo Việt Nam tại TP.HCM.

Tại phiên họp, các ban chuyên trách như Ban Nội dung, Ban Đại biểu khách quốc tế, Ban Văn hóa, và Ban Cơ sở vật chất đã trình bày báo cáo chi tiết về công tác chuẩn bị. Nội dung thảo luận bao gồm kế hoạch đón tiếp khách mời quốc tế, chương trình hoạt động văn hóa, học thuật, cũng như các công tác hậu cần phục vụ cho Đại lễ. Đại lễ Vesak 2025, lần thứ 4 Việt Nam đăng cai tổ chức, là sự kiện Phật giáo quốc tế có ý nghĩa trọng đại. Vì vậy, sự chuẩn bị chu đáo từ sớm là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo sự thành công của sự kiện, góp phần lan tỏa giá trị tinh thần và văn hóa Phật giáo đến bạn bè quốc tế.